硅谷杂志：办公自动化系统的设计与实现 |
| 2012-11-20 08:52 作者：胡力文 来源：硅谷网 HV： 编辑： 【搜索试试】
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【硅谷网11月20日文】据《硅谷》杂志2012年第17期刊文称，信息经济时代，经济全球化和市场国际化的趋势越加明显，竞争日趋激烈，企业经营环境发生深刻的变化。采用信息技术促进、改造企业的生产、经营、管理，有效采集和处理信息，增强企业决策的有效性，适应全球经济发展的要求，将成为企业发展的必由之路。企业办公自动化系统已成为现代企业的一个重要标志和衡量企业综合实力的重要组成部分。根据企业的实际情况出发，在需求分析的基础上以企业办公自动化为开发目标，以ASP和MSAccess为数据库开发企业考勤管理系统为实例，简单阐述系统设计和功能设计。
1开发背景与需求分析
1.1开发背景
我国加入WTO十年以来，这期间为企业创造了前所未有的机遇与挑战，给企业带来高速发展的同时，我们的大多数企业在办公自动化与发达国家企业还有很长一段距离。在新的市场环境下，用户对软件需求的个性化越来越强烈，许多先进的信息化管理模式、管理方法、管理手段和管理技术并没有发挥出人们所期望的作用。
1.2需求分析
企业面对国际、国内激烈的竞争和挑战的同时，必须及时进行管理改革，创新适合自身发展的管理模式，从而增强实力、主宰市场，在发展和竞争中保持优势。所以，针对我国企业经营管理开发的企业办公自动化系统是集行政管理系统、人事管理系统、工作管理系统、文档图书管理系统、公告板和电子邮件，业务事务则为项目管理，另外还包括系统维护等八大功能模块分别组成。根据员工的不同职位和员工所从事的不同业务，登录企业开发设计的企业办公自动化系统，通过授权后选择不同功能的子系统，既方便员工使用本应用系统又有利于系统的安全性，保证员工不能越权操作，正好适应了企业员工流动性大、员工的职位变化快的特点。
1.3开发环境
在软、硬件方面对系统的需求，由于企业规模大小不同，软硬件配套设施相差甚远且要考虑企业的资金等问题，所以其对软件的设计与开发也有很大的区别，通常可以采用客户机/服务器（C/S）和浏览器/服务器（B/S）两种结构为需求开发，使用ASP、VisualBasic、VisualC++、VisualFoxPro6.0、Delphi和PowerBuilder等众多功能强大的开发工具。服务器以WindowsNT为操作系统平台，Oracle、SQLServer和MSAccess为数据库。
1.3.1ASP内置对象：1）Application对象：负责管理所有会话信息，可用来在指定的应用程序的所有用户之间共享信息。
2）Session对象：存贮特定用户的会话信息，只被该用户访问，当用户在不同WEB页面跳转时，Session中的变量在用户整个会话过程中一直保存。Session对象需cookie支持。
3）Request对象：从用户端取得信息传递给服务器，是ASP读取用户输入的主要方法。可以使用Request对象访问任何用HTTP请求传递的信息，包括从HTML表格用POST方法或GET方法传递的参数、cookie和用户认证。本系统通过REQUEST获取用户输入的用户名和密码。
4）Response对象：服务器将输出内容发送到用户端。可以使用Response对象控制发送给用户的信息。包括直接发送信息给济览器、重定向浏览器到另一个URL或设置Cookie的值。
5）Server对象：提供对服务器有关方法和属性的访问。
6）ObjectContext对象：IIS4.0新增的对象，用来进行事务处理。此项功能需得到MTS（MicrosoftTranscationServer）管理的支持。
1.3.2后台数据库
本系统用的是微软公司的MSAccess数据库。Access数据库本身并不是一个数据库服务器，它不能用服务器来运行查询。对于数据庞大的情况，Access本身不是一个好的选择。同时，要考虑的是数据库的安全问题。Access比起SQLServer而言，总体安全性能要差。但是从实际情况和应用角度而言，采用微软公司的Access而不是SQLServer来作为我们的后台数据库，这是因为Access数据库容易使用。而且在创建和配置上，Access数据库都比SQLServer要容易。因此，综合以上考虑，采用Access作为系统的后台数据库，因为从前端的ASP页面来看，它并不关心后台的数据库类型。它采用的数据库组件（ADO）模型对于系统开发者而言，是面向对象封装好的。在面对不同的后台数据库时，需要修改的只是很少的一些地方即可。
2系统分析和功能设计
1）一旦项目获得批准，需要进行用户需求调查与分析，以确定系统目标，进入系统分析和设计。本系统要实现的功能如下：
①部门信息管理：包括一个企业的部门信息的添加、修改和删除。
②员工信息管理：包括企业员工信息如员工编号、姓名、性别、身份证、所在部门等信息的添加、修改、删除、查询和打印。
③员工考勤操作：主要是在针对某一个员工在其需要考勤的时段进行考勤，记录其某一个时段（上午或下午）的考勤状况。
④考勤记录管理：包括对考勤操作留下来的记录进行分条浏览、修改、删除、查询和打印。
⑤员工加班操作：主要是记录某一个员工开始加班时间和结束加班时间，并根据这两个时间数值计算出加班时长。
⑥加班记录管理：包括对加班操作留下的来纪录进行修改、删除、查询和打印。
⑦日终处理操作：主要在每日下午将要下班时对今天应该考勤却未考勤的人的考勤状况进行调整。
⑧记录查询：包括对考勤记录、加班记录按条件查询，对一个月内考勤记录、加班记录、日终处理记录的统计查询。
⑨信息记录打印：包括员工信息、部门信息的报表打印以及一个月内考勤记录、加班记录、日终处理记录的统计报表打印。
⑩系统功能：包括系统登录、系统退出以及关于本系统使用内置账号，不提供添加或者修改账号的功能。
根据上述所要求的功能，以下做出系统功能模块的流程图：附件图（1）系统模块结构图
2）功能模块详细功能
①日常操作：对当天应该考勤的员工进行考勤；记录员工加班的开始时间及结束时间并计算出加班时长；对当天应该考勤而未考勤的员工进行强行考勤。
②信息管理：管理部门信息，添加、修改、删除部门信息；员工信息管理，添加、修改、删除员工信息，只有首先添加了部门信息才能添加员工信息，因为一个员工应该是属于某一个具体部门的；对考勤操作留下的记录进行修改、删除和查询；对加班操作留下来的记录进行修改、删除和查询。
③记录查询：按条件对考勤记录、加班记录进行查询；查询一个月内的考勤记录、加班记录以及日终处理记录。
④系统功能：在使用系统前要求先登录，只有合法的用户才能登录系统，登录成功显示“××企业欢迎您！”；显示××企业的相关名称介绍等信息；退出系统，提示“系统退出成功！”。
⑤记录打印：打印所有员工的信息报表及标签；打印所有部门的标签；按员工分别打印一个月员工考勤记录；打印一个月内日终处理记录。
3系统的测试与实现
在发布系统之前，还需要对系统应用程序作最后的调试和功能测试。根据应用程序的运行结果来判断设计出来的系统是否满足用户要求，是否达到了预想的程序设计目的，逐项进行测试检查。主要需要完成的任务有以下几点：
1）程序遇到用户错误操作时能否正确处理；
2）程序在遇到运行错误时能否正确的处理错误；
3）程序的预定功能是否达到；
4）系统是否有升级功能。
4总结
本文通过企业用户需求分析办公自动化系统的设计方法及实施策略，充分利用Internet的特性，使企业信息流转、信息发布、查询和维护更加方便，且应用范围更容易随着客户的要求升级扩展，不断满足了企业日常办公的实际需求，也符合企业的实际情况。该软件在企业办公室自动化运用中日渐成熟，功能和特性将进一步完善，给企业办公自动化带来了很大的经济效益。
作者简介：
胡力文（1983-），女，江苏连云港人，连云港财经高等职业技术学校会计系助讲，硕士，主要从事计算机软件工程方面的研究。
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